Каждый работник офиса располагает своим ограниченным рабочим пространством. Со временем оно заполняется разнообразными бумагами и канцелярскими предметами. Чтобы освободить пространство и улучшить рабочий процесс, необходимо освоить основные принципы хранения документации. Более подробно о методах хранения документов можно изучить на сайте https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.
Как хранят документы лучшие работники
Для хранения архивных документов подойдут обычные картонажные папки. Эти изделия состоят из двух жестких листов картона, соединенных завязками. Одна такая папка может вместить до 500 листов. Для архивных нужд это оптимальный выбор. Папку стоит подписать, чтобы понимать, какие документы в ней хранятся.
Специальные папки-регистраторы также пользуются большой популярностью. Эти изделия состоят из двух более прочных листов картона, которые соединены друг с другом особым креплением.
Эта папка довольно ёмкая, её можно расположить вертикально и убрать в шкаф на полку. Каждая папка имеет подпись. Если потребуется отыскать конкретный документ, то никаких трудностей с его поиском не возникнет.
Тем не менее, просто рассортировать документы по директориям недостаточно, необходимо также учесть и другие советы:
- Работник должен придумать свою особенную технологию сортировку документов по видам, дате, важности и прочее.
- Необходимо иметь несколько папок про запас, и не набивать полки папками до самого упора, иначе искать нужный документ будет сложно.
- Документы, над которыми работа велась недавно, или ведётся сейчас, должны храниться отдельно от старых документов.
Также каждому отдельному проекту следует определить свой цвет. На папку необходимо прикрепить небольшой кусочек цветной бумаги нужного оттенка. Это значительно облегчит процесс, когда потребуется найти документ с определённым назначением, месяцем или годом.
Не следует упускать из виду, что внутри папки можно разместить мелкие ярлыки с текстами и цифрами, чтобы облегчить процесс поиска. Все значимые и актуальные документы должны постоянно находиться в доступе. Если позволяет ситуация, рекомендуется установить над рабочим местом несколько дополнительных полочек.
